Zlecanie usług firmom zewnętrznym

Zlecanie wykonania usług firmom zewnętrznym to często spotykana praktyka wśród przedsiębiorców. Outsourcing, bo takiego angielskiego terminu się używa w stosunku do tego zjawiska, stosuje się m.in. w przypadku, gdy w danej firmie tnie się oszczędności lub gdy brakuje mocy przerobowych i specjalistów.

Outsourcing kadrowo płacowy

Bardzo często ze struktury przedsiębiorstwa wyodrębnia się i wydziela na zewnątrz działalności, które są kosztotwórcze i nieprodukcyjne. Pracodawca utrzymuje jedynie pracowników administracyjnych, którzy mogą być przesunięci do realizacji strategicznych celów, natomiast wszelkie zadania kadrowo – płacowe zleca firmie zewnętrznej, zatrudniającej specjalistów.

Czy outsourcing kadrowo płacowy się opłaca?

Oczywiście. Utrzymanie całego działu kadrowo – płacowego, wynagrodzenia pracowników tam zatrudnionych, niezbędne szkolenia, aktualizacje programów stanowią dość istotny koszt w budżecie. Zlecenie wykonywania usług na zewnątrz jest o wiele tańszym rozwiązaniem.

Co wziąć pod uwagę wybierając i podpisując umowę z firmą outsourcingową?

Wyboru należy dokonać bardzo starannie. Istotnym punktem podczas sprawdzania firmy zewnętrznej jest jej historia (ile lat istnieje na rynku, jakie ma doświadczenie, jakich specjalistów zatrudnia), opinia wśród obsługiwanych podmiotów, oferowane usługi, klauzule bezpieczeństwa (okres wypowiedzenia, gwarancja stałych cen). Nie bez znaczenia jest też odległość pomiędzy firmami – zdarzają się sytuacje, gdy trzeba z usługobiorcą się spotkać, wyjaśnić kwestie, ustalić kierunek działania. Tu następny punkt do rozważenia i ustalenia – forma komunikacji (elektroniczna, telefoniczna, papierowa). Ponadto w umowie pomiędzy stronami powinien być bardzo szczegółowo opisany zakres obowiązków, tak, aby nikt nie miał wątpliwości co do niego należy. Zazwyczaj firmy outsouringowe w zakresie płac i kadr prowadzą: naliczanie wynagrodzeń, zasiłków i składek, ustalają obowiązujące wzory dokumentów, prowadzą i przechowują akta osobowe pracowników, przygotowują umowy o pracę, rozliczają pracowników, współpracują z inspektorami, kontrolerami, audytorami i analitykami finansowymi. Warto naprawdę poświęcić czas i dobrze wybrać, gdyż każda zmiana oznacza po prostu bałagan.

Artykuł powstał we współpracy ze specjalistami z firmy GLC